우체국 창구로 수취인 한 명에게 내용증명을 보내고 내 보관본도 받으려면, 최종 내용의 원본 1통과 이를 복사한 등본 2통, 봉투를 준비합니다. 문서와 봉투의 발송인·수취인 성명과 주소를 맞추고, 창구에서 대조·증명이 끝난 뒤 직원이 보는 곳에서 원본을 넣어 봉해야 합니다. 내용증명 접수와 상대방에게 배달됐다는 증명은 별개의 단계입니다.[S1]
세 통은 각각 어디로 가는가
원본은 수취인에게 발송하고, 등본 한 통은 우체국이 보관하며, 나머지 한 통은 발송인에게 돌려줍니다. 우체국 보관기간은 발송한 다음 날부터 3년입니다. 내가 보내는 문서와 손에 남을 문서를 같은 최종본으로 맞추는 구조여서, 세 통을 각각 새로 타이핑하기보다 확정한 원본을 복사해야 합니다.[S1]
그림 설명: 세 통은 내용이 서로 다른 서류가 아니라 같은 내용의 발송·보관본이다.[S1]
발송인이 등본을 필요로 하지 않으면 등본 한 통만 제출할 수 있는 예외도 있습니다. 이 글은 본인 보관본까지 교부받는 원본 1통·등본 2통 경로를 설명합니다. 여러 수취인에게 같은 문서를 보내는 동문내용증명은 각 수취인별 원본과 수취인 전부의 성명·주소를 적은 등본을 요구하므로, 아래 한 명 기준의 준비물을 그대로 적용하지 않습니다.[S1]
문안을 확정한 뒤 복사하고 봉투를 쓴다
원본과 등본은 A4 기준용지인 가로 210㎜·세로 297㎜에 작성합니다. 생활법령정보는 육하원칙에 따라 전달 내용을 알기 쉽게 적고 문서 상단이나 하단에 보내는 사람과 받는 사람의 주소·성명을 쓰도록 안내합니다.[S1][S3] 문안을 정리할 때에는 전달할 사실과 상대에게 요청할 행동을 나눠 적으면 무엇을 통지했는지가 분명해집니다. 사실관계의 날짜·금액 등은 보유한 자료와 맞추되, 이 글이 특정 계약의 해지 요건이나 청구권 성립을 정해 주는 것은 아닙니다.
복사본을 만든 뒤에는 본문만 읽지 말고 원본·등본 두 통·봉투의 당사자와 주소를 차례로 대조합니다. 봉투 주소만 고치고 문서에는 예전 주소를 남기는 방식은 맞지 않습니다. 세 문서와 봉투에 적은 발송인·수취인 성명과 주소가 동일해야 하기 때문입니다.[S1]
| 발견한 상태 | 접수 전 행동 | 이렇게 처리할 이유 |
|---|---|---|
| 최종 원본과 복사본의 내용이 다름 | 최종본을 확정한 뒤 등본을 다시 복사 | 등본은 원본을 복사한 것이어야 한다.[S1] |
| 문서와 봉투의 주소가 다름 | 어느 주소가 맞는지 정하고 모든 곳을 일치시킴 | 문서·등본·봉투의 성명과 주소가 같아야 한다.[S1] |
| 문서에 직접 정정·삽입·삭제함 | 정정 종류와 자수를 여백에 적고 해당 위치에 서명·도장·지장, 지운 내용도 판독 가능하게 남김 | 단순히 덮어 지우는 방식과 법정 정정 방식은 다르다.[S1] |
| 이미 접수를 끝낸 뒤 내용을 바꾸려 함 | 접수본의 내용 변경을 기대하지 않음 | 접수 후 성명·주소 변경이나 문자 정정 청구는 허용되지 않는다.[S1] |
문서를 대조한 뒤 직원 앞에서 봉한다
- 우체국 우편 창구에 원본 한 통, 등본 두 통, 주소를 적은 열린 봉투를 제시하고 내용증명으로 접수합니다.[S1]
- 직원이 원본과 등본을 대조해 일치 여부를 확인하고 각 통에 발송 연월일·내용증명 발송의 뜻·우체국명을 기재합니다. 원본과 등본의 계인, 여러 매인 문서의 간인도 이 증명 절차에 포함됩니다.[S1]
- 증명된 원본을 취급 직원이 보는 곳에서 발송인이 봉투에 넣고 봉함합니다. 미리 봉해서 내부를 볼 수 없는 상태로 가져가기보다 문서 대조가 가능하도록 나눠 준비하세요.[S1]
- 우체국이 보관하는 등본과 별도로, 발송인에게 교부하는 등본을 받습니다. 받은 사본의 내용과 발송일을 실제 보낸 원본과 대조하면 내가 보관할 발송본까지 확보한 상태입니다.[S1]
그림 설명: 창구에서 문서를 대조할 수 있도록 봉투를 열어 두고, 증명 뒤 봉함한다.[S1]
수수료는 복사 통수와 작성면을 나누어 센다
내용증명 취급수수료는 등본 첫 1매 1,300원, 초과 1매마다 650원이며 우편요금과 등기수수료에 가산합니다.[S2] 법령은 양면에 내용을 기재한 경우를 2매로 셉니다.[S1] ‘세 통을 준비한다’는 접수용 복사 통수와 ‘한 통의 내용이 몇 면인가’라는 수수료 산정 기준을 섞지 마세요.
한 수취인에게 보내는 내용문서가 단면 두 장 또는 양면 한 장이면 둘 다 작성면은 2매입니다. 취급수수료 계산은 1,300+650=1,950원입니다. 이는 우편요금·등기수수료 등을 더하기 전 계산이므로 실제 창구에서 내는 총액이 1,950원이라는 뜻은 아닙니다. 양면 출력으로 종이 장수를 줄여도 작성면이 그대로면 이 수수료가 줄지 않습니다.[S1][S2]
그림 설명: 종이 장수와 내용을 기재한 면수는 다르다.[S1]
배달 증명과 사본 분실은 다른 후속 업무다
내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 발송했는지를 증명합니다. 적힌 주장 자체가 진실이라는 보증으로 쓰지 않습니다. 실제 배달일자와 수취인에 대한 증명이 필요하면 별도의 배달증명을 선택합니다.[S1][S3] 발송 시 배달증명 수수료는 1통 1,600원이고 왕복우편요금·등기수수료에 가산됩니다.[S2] 접수 때 배달증명도 필요하다고 밝히고, 우편물 배달 후 송부되는 배달증명서까지 받아야 그 업무가 끝납니다. 발송인이 원하면 전자적 송부도 가능합니다.[S1]
내 등본을 잃어버렸다면 발송인 또는 수취인임을 입증하는 특수우편물수령증·주민등록증 등의 관계자료를 제시해 재증명을 청구할 수 있습니다. 발송 다음 날부터 3년까지이고, 분실로 같은 등본을 제출하기 어렵다면 우체국 보관 문서를 복사해 재증명해 줄 수 있습니다. 열람은 같은 기간 안에 발송우체국에 청구합니다. 이미 보낸 내용증명우편물의 배달증명을 사후 청구하는 기간도 발송 다음 날부터 3년까지입니다.[S1] 내용문서 사본을 다시 받는 일과 배달 사실을 증명받는 일을 나눠 선택하세요.